Wann öffentliche Urkunden beglaubigen und übersetzen?

Ausländische öffentliche Urkunden unterliegen bestimmten Voraussetzungen, um in Spanien anerkannt zu werden.

Oftmals können öffentliche Dokumente aus einem Land in Spanien nur dann verwendet werden, wenn ihre Echtheit entweder durch Legalisation oder Apostille festgestellt wurde.

Ferner kann eine Übersetzung der Urkunde in die spanische Landessprache erforderlich sein.

Was sind öffentliche Urkunden?

Dazu zählen Dokumente, die von einer Behörde ausgestellt wurden, wie:

• Urkunden von Gerichten
• Urkunden der Verwaltungsbehörden
• notarielle Urkunden
• amtliche Bescheinigungen, die auf Privaturkunden angebracht sind
• von diplomatischen oder konsularischen Vertretern errichtete Urkunden

Wie wird die Echtheit festgestellt?

Es gibt zwei Verfahren zur Überprüfung der Echtheit ausländischer öffentlicher Urkunden:

1. die Legalisation (Beglaubigung)
2. die „Haager Apostille“

Was ist die Legalisation?

Die Legalisation ist ein Verwaltungsakt, durch den eine ausländische öffentliche Urkunde Gültigkeit erlangt, indem die Echtheit der Unterschrift auf einer Urkunde und die Befugnis des Ausstellers einer Urkunde bestätigt werden.

Gegebenenfalls wird auch die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde
versehen ist, nachgewiesen.

Mit der Legalisation wird weder der Inhalt noch die Bestimmung des Dokuments bescheinigt.

Die Legalisation erfolgt durch die diplomatische oder konsularische Vertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll.

Bestehen jedoch völkerrechtliche Übereinkommen so können ausländische öffentliche Urkunden von der Legalisation befreit sein und ggf. durch eine Apostille ersetzt werden.

Was ist die Apostille?

Im Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 wird die Legalisation durch die sogenannte “Haager Apostille” ersetzt.

Die Apostille ist ein “Echtheitsvermerk” auf der Urkunde, der, wie die Legalisation, die Echtheit der Unterschrift und die Eigenschaft der ausstellenden Person bestätigt.

Dazu ist die Vorlage der Urkunde im Original erforderlich.

Der Unterschied ist, dass sie von einer dazu bestimmten Behörde (und nicht auf diplomatischem Weg) erteilt wird.

Das Muster der „Haager Apostille” ist im genannten Übereinkommen festgelegt.

Siehe Beispiel:

Wo bekomme ich eine Apostille?

Jeder Vertragsstaat bestimmt die Behörden, die zuständig sind, die Apostille auszustellen.

Die Zuständigkeit der Erteilung einer Apostille ist teilweise nicht einheitlich geregelt.

Daher wird im konkreten Fall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch welche Behörde die Apostille erteilt werden kann.

Für welche Staaten gilt die Apostille?

Die Apostille ist in allen Mitgliedstaaten des Haager Übereinkommens anzuwenden.

Alle Staaten in Europa und EU haben die Legalisation durch Apostille anerkannt.

Um eine öffentliche Urkunden, die in einem Vertragsstaat errichtet wurde, in Spanien verwenden zu können, ist somit grundsätzlich die Einholung einer „Haager Apostille“ erforderlich.

Bestimmte öffentliche Dokumente werden jedoch gemäß der EU-Verordnung 2016/1191 von der Legalisation oder Apostillierung befreit.

Wann brauche ich keine Legalisation oder Apostille?

Für folgende Urkunden sind gemäß der genannten EU-Verordnung (Artikel 2) keine Beglaubigung und keine ähnliche Förmlichkeit (Apostille) erforderlich:

• Geburt
• die Tatsache, dass eine Person am Leben ist
• Tod
• Namen
• Eheschließung (einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand)
• Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes und Ungültigerklärung einer Ehe
• eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen und Status der eingetragenen Partnerschaft)
• Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der Partnerschaft oder Ungültigerklärung der eingetragenen Partnerschaft
• Abstammung
• Adoption
• Wohnsitz und/oder Ort des gewöhnlichen Aufenthalts
• Staatsangehörigkeit
• Vorstrafenfreiheit und
• das aktive und passive Wahlrecht bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament

Grundvoraussetzung ist, dass die genannten öffentlichen Urkunden von einer Behörde eines EU-Landes ausgestellt und einer Behörde in einem anderen EU-Land vorgelegt werden müssen.

Wann ist eine Übersetzung erforderlich?

Ausländische öffentliche Dokumente müssen grundsätzlich in die spanische Sprache übersetzt werden oder in die Sprache, die von den Behörden in einer Autonomen Gemeinschaft („Comunidad Autónoma“) in Spanien ebenfalls anerkannt wird.

Die Übersetzungen müssen von einem in Spanien genehmigten vereidigten Dolmetscher oder von den diplomatischen Vertretungen und Konsulatsbüros erfolgen.

Wann muss keine Übersetzung vorgenommen werden?

Eine Übersetzung darf nicht verlangt werden, wenn

• die öffentliche Urkunde in der Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem sie vorgelegt wird, oder in einer beliebigen anderen Sprache, die der Mitgliedstaat ausdrücklich akzeptiert hat, abgefasst ist.

• die oben erwähnte EU-Verordnung anzuwenden ist und der öffentlichen Urkunde ein mehrsprachiges Formular beigefügt ist.

Dieses Formular wird als Übersetzungshilfe verwendet und entfalten keine eigenständige Rechtswirkung.

Sie erhalten es auf Wunsch bei der zuständige Behörde, die das Dokument ausgestellt hat.

Hinweis: Die Behörde, bei der Sie die Urkunde einreichen, kann in Ausnahmefällen eine beglaubigte Übersetzung verlangen, wenn sie die Angaben in diesem mehrsprachigen Formular für die Bearbeitung der öffentlichen Urkunde als nicht ausreichend ansieht.

Standardformulare der EU müssen weder übersetzt noch beglaubigt sein ( wie z.B. Formulare der Gesundheitsversorgung S1, E109, E 121).

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