The right way to register your address in Spain: padrón
Every person living in Spain has the obligation to register with the municipality where he or she has the habitual residence.
If you are asking yourself: What is the town hall registration and what do I need for it?
Then read on and you will find all the important information about how to register your address in Spain correctly.
In Spanish the registration at the town hall is called “empadronamiento“.
My first advice would be: Learn Spanish (at least the basics) before you come to Spain. Many things will be easier for you. Apart from the fact that English is usually not understood (especially by the authorities), Spaniards really appreciate it when you speak to them in their language.
I learnt Spanish through Mosalingua and I can really recommend this school (advertising):
What is town hall registration in Spain or “empadronamiento”?
It means the registration at the municipal register (“padrón municipal”) as town inhabitant. This administrative register is like a census (also called “Padrón de habitantes”), where all people who usually live in a town are listed.
The inscription in the register confirms you as a inhabitant of the municipality and specifies your place of residence.
Therefore you are a resident in Spain for administrative purposes.
Do you need to register your address in Spain?
As mentioned above, it is a duty for everybody who lives in Spain, whether you are a Spanish native or an expat and whether you hold a residence permit or not. Art. 15 Ley 7/1985 or Art. 54 Real Decreto 1690/1986
You cannot be registered on the padrón (“empadronado”) at more than one address. If you live in several municipalities, you only have to register once. You must register in the city where you spend the most time during the year.
Note
The “empadronamiento” does not serve as proof of legal residence in Spain. For this, as an EU citizen you must register in separate national register (called “Registro Central de Extranjeros”). As a non-EU nationals you have to apply for the TIE (“Tarjeta de Identidad de Extranjero”) .
What are the requirements for registration?
In order to register, you must prove that you use a place of residence in Spain. It does not have to be your own property. It can be rented or the accommodation of family members or acquaintances.
Even inadequate living conditions (such as barracks, caravans, caves and the total absence of a roof) can or should be registered on the padrón.
When do I have to register?
There is no precise legal deadline.
It is advisable to register shortly after your arrival in Spain, as soon as you have an address and are planning to settle in Spain.
Your registration (“empadronamiento”) will be the official proof of your time in Spain and you need it for many procedures.
After 3 months staying in Spain, however, you must generally register.
What do I need the “empadronamiento” for?
The registration is mainly required for
- formalities in connection with the driving licence (receiving, renewing, exchanging) and
- the motor vehicle (purchasing or registering).
- enrolling your children in school
- applying for a residence or work permit for non-EU citizens
- and for all other formalities inherent to non-EU citizens
- being able to marry
- numerous other administrative procedures (e.g. subsidies)
Registrations are managed by municipal authorities and town halls (“Ayuntamientos”) where you live.
In case you live in more than one municipality, you should register where you spend more time during the year.
Can I register even I am in an irregular situation?
Yes, if you are in an illegal situation in Spain, you do not have to worry to register at the municipality. The town hall is not authorised to make any checks on the legality or illegality of people’s residence in Spain.
The city hall only carries out a registration of the people who life in their area of responsibility and confirms the situation they are in.
How do I register my address?
The registration process may vary between municipalities.
En general you register (“alta en el Padrón de Habitantes”) in person.
In this case an appointment (“cita previa”) may be required. Especially with larger municipalities such as Madrid.
Some town halls offer also the possibility to register online on their website or by phone. For the online procedure you need a so-called electronic certificate (“certificado electrónico or digital”).
What Documents do I you need for registering (required documents)?
For the padrón registration you will need to submit the following documents:
1) Application form (“Hoja padronal”) – individual or group
Duly filled in and signed by all adults of legal age who appear on the form. You can usually find the form on the municipality’s website or it will be given to you directly on site.
You must enter at least the following data in the application form:
- Name and surname
- Gender
- Usual address
- Nationality
- Place and date of birth
- passport o national identity card number
- School or academic certificate or qualification held.
2) Proof of identity:
EU citizens:
- if available: registration certificate (” Certificado de Inscripción en el Registro Central de Extranjeros”) together with the passport or identity card or
- Valid Passport or identity card (copy and original)
Non-EU citizens:
- if available: “Tarjeta de identidad de extranjero” or
- Valid Passport (copy and original)
In the case of children:
- born in Spain:
- up to 3 months old: the family book (“libro de familia”) or the birth certificate
- after 3 months: like adult foreigners – passport or identity card
- not born in Spain: like adult foreigners – passport or identity card
In the case of representation:
- authorisation and a copy of a valid identity document of the person giving the authorisation.
Note
The Spanish authorities prefer in the first instance valid documents issued by the Spanish authorities (such as the mentioned registration certificate). However, a passport or identity card will be perfectly sufficient as proof of identity.
3) Proof of use of a place of residence in the municipality:
A) Normal case (if no one is registered at the address):
Presenting of any of the following documents:
a) In the case of renting:
- Valid rental contract (together with proof of payment of the last month’s rent – usually required if the contract has been extended) and, if required, copy of the DNI (identity card) of the landlord in the case of natural persons or the CIF in the case of legal entities or
- Signature of the property owner on the application form and copy of the owner’s ID and any proof of ownership. With the signature, the owner authorises the registration.
b) In the case of ownership:
- Notarial contract of sale (“escritura”) or the confirmation of payment of the property tax (“Impuesto sobre Bienes Inmuebles”- IBI) or land registry entry or
- Current contract or the last bill from a supply company (water, electricity, gas, landline telephone, etc.) showing both the owner and the residential address of the supply. If the contract is not up to date, you should present a recent bill.
B) Special case:
If someone is already registered at this address, the signature of the adult person already registered on the application form (“Hoja padronal”) and a copy of his/her identity card is sufficient as proof of a place of residence. The signature authorises the registration.
Note
The requirements can vary from municipality to municipality.
Tip: Always make copies of all documents and enclose them. Show the originals as confirmation when presenting the application. And check that documents are valid and up to date.
The authorities often make copies. But sometimes they don’t. It has already happened to me that I had to come back because I didn’t have a copy with me.
What document does the municipality issue?
The town hall usually issues either the “Volante de Empadronamiento” or the “Certificado de Empadronamiento” as a public and reliable registration document for presenting to various authorities.
These certifications are issued on request or sometimes automatically. Depending on the municipality. Art. 61 Real Decreto 1690/1986
“Volante de empadronamiento”
This document serves as simple proof of your registration with the municipality. It is purely informative and you will need it for administrative procedures that do not require strict proof, such as applying for the “Tarjeta sanitaria” (health insurance card), for school benefits, social services and so on.
This document is generally sufficient for most formalities.
“Certificado de empadronamiento”
This document is required by courts, immigration authorities, etc. as proof of your registration.
It must be signed by the secretary and the mayor or his deputy. It therefore takes longer to issue.
How long does the procedure take?
Issuing the certificate of the registration can take up to a maximum of 3 months from the date of application.
However, it goes usually much quicker. You may receive the certificate immediately or only have to wait a few days.
The local authority can take further steps (e.g. inspection of your home by the police or a municipal employee) to check whether you actually live at the declared address before you are registered.
What does the registration cost?
In general, there are no costs. However, some municipalities charge a small fee for issuing the certification paper. For example, I once had to pay 3,- € for this document.
What rights do I have (benefits)?
Art. 18 Ley 7/1985
If you register, you also have some rights
Such as:
- The “empadronamiento” is the basic requirement for public health care (“asistencia sanitaria”) in Spain. It gives you the opportunity to apply for a public health insurance card (“Tarjeta sanitaria”) at the local health centre (“centro de salud”). With this card, you will have access to public health services in Spain.
- You can actively vote in local elections if you have registered on the electoral register and you can stand for election. As an EU citizen, you have the same right to vote in European and local elections like Spanish citizens. However, you must also declare that you do not wish to exercise your right to vote in your home country (European elections/municipal elections). This can be done directly when registering or at the latest a few months before the respective election.
- You are entitled to all social services of the municipality and may use public municipal services
- Participation in the administrative tasks of the municipality
- Many municipalities offer discounts and language courses for their residents. Registered residents of the Balearic Islands, Canary Islands, Ceuta and Melilla can, for example, get flight and ferry tickets between the islands and to the mainland at a greatly reduced price. The registration certificate (“Certificado de Ciudadano de la Unión”) might be additionally required .
Furthermore, registration is particularly important for the municipality, as money is distributed to the municipality by the Spanish central government and the autonomous regions on the basis of the registered population.
As a result, your registration leads to better infrastructure (transport, schools, culture, security/police, healthcare, etc.), from which you in turn benefit.
What do I have to do if I change my address?
If you move within the same municipality, you should update your details by requesting “cambio de domicilio”.
If you move to another municipality, you only need to apply for registration in the town where your new home is located. The new local authority will notify the old municipality automatically within the first 10 days of the following month to carry out the deregistration. This means that you do not need to deregister (“baja”) from your old address. Art. 70 Real Decreto 1690/1986
If you leave Spain, you should deregister by requesting “baja por cambio de residencia”.
How long is a Spanish Padron valid for?
The registration does not expire for people with European citizenship (from the European Union, European Economic Area or Switzerland).
In order to carry out administrative processes in Spain, you may need to present a duplicate copy of your padrón certificate issued within the last 3 months.
In the case of non-EU foreign nationals without permanent residence permit you have to renew the registration every two years. If not, they will be eliminated from the register. Art. 16, Ley 7/1985
Foreigners who are not obliged to renew their registration may have to confirm their padrón status every 2 or 5 years.
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Conclusion
In principle, registering your place of residence or address at the municipality is a simple formality. I only ever needed my passport and a current rental contract. Furthermore, I did not need an appointment and had no waiting times.
The registration card “Volante de empadronamiento” was issued to me by the municipality automatically and immediately on the spot. The application form was even filled out by the official. But maybe that’s also because I’ve only ever lived in small communities.
Guten Tag,
ich war soeben auf Mallorca in Campos um mich dort anzumelden. Hier sagte man mir, dass ich zusätzlich zu den von ihnen beschriebenen Unterlagen eine grüne Residencia Karte benötige. Ohne diese geht keine Anmeldung.
Aber ich muss mich doch nach 3 Monaten anmelden?
Kennen sie so etwas? Was tun?
Gruß
Klaus
Guten Tag, ja ich habe schon gehört, dass einige Gemeinden so vorgehen. Obwohl die Residencia gesetzlich als Unterlage nicht vorgeschrieben ist. Sie kann auf das Gesetz verweisen oder die gewünschte Residencia vorlegen. LG mag wilhelm
Sehr geehrter Herr Habellöcker,
ich bin ein großer Fan Ihrer stets sehr fundierten Beiträge, und wann immer mir als deutscher Residentin in Andalusien etwas rechtlich unklar ist, sind diese immer meine erste Wahl.
Heute nun bin ich beim Lesen eines Zeitungsartikels auf einen Hinweis gestoßen, der mich etwas irritiert. Dort hieß es nämlich, dass man als ausländischer Resident seine Eintragung im padron der Wohnsitzgemeinde alle 5 Jahre erneuern müsse.
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir kurz mitteilen könnten, ob das so zutreffend ist, denn bei meiner Meldung, die bereits 2019 erfolgte, gab es eigentlich keinen Hinweis darauf.
Vielen Dank im Voraus und viele Grüße,
Birgit Müller
Hola und guten Tag. Freut mich sehr, dass Sie meine Fachbeiträge bevorzugen. Die Eintragung bei der Gemeinde selbst ist grundsätzlich an keine Frist gebunden und daher auch nicht zu erneuern. Die Bestätigung der Eintragung (“empadronamiento”) ist aber in der Regel nur drei Monate gültig. Das bedeutet, dass eine ältere Bestätigung bei der Vorlage bei einer Behörde grundsätzlich nicht akzeptiert wird. LG mag wilhelm
Sehr geehrter Herr Habellöcker,
vielen herzlichen Dank für Ihre Antwort. So war bislang auch mein Wissensstand.
Ich war auf dieses Problem gestoßen, da ich mich über die Möglichkeit und die Voraussetzungen der Teilnahme an den im Mai bevorstehenden Kommunalwahlen in Andalusien informiert hatte. Die Zeitung CostaNachrichten nannte in ihrem Artikel “Wählen in Spanien 2023 – Wie können Deutsche teilnehmen?” als eine der Voraussetzungen den Eintrag in den padron der Gemeinde und schrieb in diesem Zusammenhang zu meiner Überraschung:”Eintragung im Einwohnerregister (Padrón) der Gemeinde. Vorsicht, diesen Eintrag muss man als Resident alle fünf Jahre und als Nicht-Resident alle zwei Jahre erneuern!”
Da ich von einer solchen wiederkehrenden Erneuerungspflicht noch nie gehört hatte, habe ich versucht herauszufinden, ob evtl einzelne Rathäuser entsprechende Regelungen in ihren Veröffentlichungen im Internet verbreiten.
Dabei bin ich u.a. auf die Veröffentlichung “Einwohnermeldeamt” der Diputacion de Alicante im Internet gestoßen, in der es u.a. heißt: “Staatsangehörige eines Mitgliedstaates der Europäischen Union, der Mitgliedstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum und derjenigen, die nicht zu diesen Ländern gehören, aber über eine Aufenthaltskarte der Gemeinschaft verfügen (Familienangehörige von Gemeinschaftsbürgern), sowie Bürger mit einer unbefristeten Aufenthaltserlaubnis müssen in diesen Fällen ihre Eintragung in das Einwohnerverzeichnis bestätigen:
– Wenn sie nicht im Ausländerzentralregister eingetragen sind und die letzte Eintragung mehr als 2 Jahre zurückliegt.
– Die Eintragungsbescheinigung im Ausländerzentralregister vor mehr als 5 Jahren ausgestellt wurde.
– Wenn sie im Ausländerzentralregister eingetragen sind und die letzte Eintragung mehr als 5 Jahre zurückliegt.
Im Falle, dass die Aufenthaltsbestätigung nicht formalisiert wird, wird ein Prozess der Abmeldung bei des Einwohnermeldeamt eingeleitet.”
Eine Internetveröffentlichung mit dem Titel “Einwohnermeldeamt ” des Ayuntamiento de Malaga beinhaltet den Passus:
“Die Ausländer aus der Europäischen Union und den Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder mit einer Aufenthaltserlaubnis für EU-Ausländer oder einer dauerhaften Wohnsitzgenehmigung müssen ihren Eintrag in das kommunale Einwohnermeldeamt entweder innerhalb von fünf oder von zwei Jahren bestätigen, je nachdem, ob Sie im Ausländerzentralregister eingetragen sind, Änderungen im Einwohnermeldeamt vorgenommen haben oder ihren Wunsch, den genannten Eintrag zu bestätigen, nicht geäußert haben.” Anschließend wird in dieser Veröffentlichung des Ayuntamiento das Verfahren inklusive der erforderlichen Unterlagen beschrieben. Der Abschnitt schließt dann mit dem Satz:
“Wird der Eintrag nicht bestätigt, leitet die Stadtverwaltung in Abstimmung mit dem nationalen Statistikamt die entsprechenden Maßnahmen für eine offizielle Abmeldung aus dem Register ein. Mit dem Abmeldedatum erlöschen alle evtl. Ansprüche aus der Registrierung. Das kann negative Auswirkungen auf die Bearbeitung von Unterstützungsleistungen und viele andere Verwaltungsangelegenheiten auch im Zusammenhang mit öffentlichen Dienstleistungen, für die Bescheinigungen und Nachweise des Einwohnermeldeamts erforderlich sind, zur Folge haben. In diesem Fall ist nur eine neue Anmeldung möglich. Für sie ist ein erneutes Einreichen aller für die Anmeldung im Einwohnermeldeamt erforderlichen Unterlagen notwendig.”
Unser eigenes Ayuntamiento hat zu diesem Thema nichts veröffentlicht. Eine Dame aus der Provinz Huelva erklärte in einem Forum, ihr Rathaus hänge regelmäßig die Namen der ausländischen Residenten aus, die nach 5 Jahren zur Bestätigung im Einwohnermeldeamt erscheinen sollten. Rechtsgrundlagen zu dieser angeblichen regelmäßigen Bestätigungspflicht konnte ich bislang nirgends ersehen.
Daher war ich nun irritiert, zumal da wir im kommenden Jahr genau 5 Jahre Residenten in Andalusien sein werden.
Viele Grüße, Birgit Müller
Sehr geehrte Frau Müller, vielen Dank für die ausführliche Darstellung. Diese Regelungen gibt es bei einigen Gemeinden. Bei bestimmten Ausländern (wie EU-Bürgern) wird zur Kontrolle und Aktualisierung der gemeindlichen Melderegister der Wohnsitz regelmäßig überprüft. Diese Überprüfungen werden alle 2 oder 5 Jahre durchgeführt (je nach Eintragung im Zentralen Ausländerregister, wie erwähnt). Wobei es jedoch der jeweiligen Gemeindeverwaltung obliegt, wie bzw. bei welchen Ausländern sie diese Überprüfung durchführt. Eine allgemeine Verpflichtung zur Erneuerung der Eintragung gibt es nicht. Nähere Informationen diesbezüglich kann man nur bei der jeweiligen Gemeinde erfahren. LG mag wilhelm
Vielen herzlichen Dank für die Information. Dann werde ich vor Ablauf der 5 Jahre einfach mal bei unserem Ayuntaniento nachfragen, wie es dort gehandhabt wird.
inzwischen ist es mir übrigens auch gelungen, die Rechtsgrundlage aufzufinden (dort unter Punkt 7), vielleicht auch für andere Residenten ganz interessant:
https://www.boe.es/eli/es/res/2020/04/29/(5)/con
Viele Grüße und noch frohe Ostern,
Birgit Müller
ich danke Ihnen herzlichst für die Information. LG mag wilhelm
Guten Tag Herr Wilhelm
Ich bin Schweizer im Erasmus in Barcelona und überschreite die 90 nur knapp mit 109 Tagen.
Noch habe ich mich nicht angemeldet, kann es zu rechtlichen Problemen oder ähnlichem führen sollte ich komplett auf die Anmeldung verzichten?
vielen Dank für die Auskunft
Hola, das liegt im Ermessen der Behörde. Rein rechtlich wäre es möglich. LG